Do końca lutego każdego roku co do zasady każdy pracodawca zatrudniający w poprzednim roku pracownika – czy to na umowę o pracę, czy też zlecenie lub dzieło – musi doręczyć mu PIT-11 Natomiast do urzędu skarbowego deklarację należy dostarczyć w terminie do 31 stycznia następującego po roku podatkowym.
Forma przekazania PIT-11 pracownikowi jest dowolna. Pracodawca może, więc przekazać formularz osobiście lub listownie. Może również skorzystać z formy elektronicznej wysyłki – pod warunkiem zachowania urzędowego wzoru i wymaganych elementów, w tym podpisu płatnika (np. podpis elektroniczny)