Archiwizacja dokumentacji księgowej polega na ich uporządkowaniu, oznaczeniu i przeniesieniu do miejsca przeznaczonego do jej przechowywania. Dokumenty powinno się archiwizować systematycznie, uwzględniając przy tym ich rodzaj, okres sprawozdawczy i rok obrotowego. Należy również oznaczyć je w sposób, który pozwoli na ich łatwe zidentyfikowanie i odnalezienie.
Dokumenty księgowe należy przechowywać w oryginale, chyba że przepisy dopuszczają ich przechowywanie w formie elektronicznej. Przy przechowywaniu dokumentacji księgowej należy zapewnić jej integralność, czytelność i dostępność, jak również możliwość odtworzenia w formie pisemnej.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin składania zeznania podatkowego.
Jednak niektóre dokumenty należy przechowywać dłużej, np.:
dokumenty dotyczące środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – do czasu zakończenia ich amortyzacji lub wycofania z użytkowania, dokumenty dotyczące nieruchomości – do czasu zbycia lub zniszczenia nieruchomości, dokumenty dotyczące pracowników – do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu stosunku pracy, dokumenty dotyczące umów emerytalnych i rentowych – do czasu zakończenia wypłaty świadczeń.
